THÔNG TƯ
Hướng dẫn hồ sơ nghiệp vụ kiểm dịch thực vật
__________________
Căn cứ Nghị định số 01/2008/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Nghị định số 75/2009/NĐ-CP ngày 10 tháng 9 năm 2009 của Chính phủ về việc sửa đổi Điều 3 Nghị định số 01/2008/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm;
Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ và Kiểm dịch thực vật số 36/2001/PL-UBTVQH được Chủ tịch nước công bố ngày 08 tháng 8 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số 02/2007/NĐ-CP ngày 05 tháng 01 năm 2007 của Chính phủ về kiểm dịch thực vật;
Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Bảo vệ thực vật;
Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành Thông tư hướng dẫn hồ sơ nghiệp vụ kiểm dịch thực vật.
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này ban hành, hướng dẫn quy cách, ghi, sử dụng mẫu giấy tờ, sổ nghiệp vụ và dấu kiểm dịch thực vật; thẩm quyền ký, đóng dấu mẫu giấy tờ kiểm dịch thực vật và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động bảo vệ và kiểm dịch thực vật.
Điểu 2. Đối tượng áp dụng
Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan hoạt động bảo vệ và kiểm dịch thực vật.
Điều 3. Mẫu giấy tờ, sổ nghiệp vụ, mẫu dấu và Bảng mã đơn vị kiểm dịch thực vật
Ban hành kèm theo Thông tư này 17 mẫu giấy tờ nghiệp vụ kiểm dịch thực vật (Phụ lục 1); 9 loại sổ nghiệp vụ kiểm dịch thực vật (Phụ lục 2); Mẫu dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật (Phụ lục 3) và Bảng mã số đơn vị và mã trạm kiểm dịch thực vật (Phụ lục 4).
Điều 4. Quy cách Mẫu giấy tờ, Sổ nghiệp vụ và Dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật
1. Quy cách Mẫu giấy tờ nghiệp vụ kiểm dịch thực vật tại Phụ lục 1
a) Các mẫu giấy: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 12, 13, 14, 15, 16, 17 (Phụ lục 1) thống nhất sử dụng khổ giấy A4 (210 x 297mm).
b) Các mẫu giấy: 10, 11 (Phụ lục 1) sử dụng loại giấy in máy tính liên tục, chất liệu giấy carbon, khổ giấy 219 x 305 mm (không kể phần biên giấy). Hai mẫu này thiết kế và in phôi giấy với hoa văn màu trên nền giấy trắng để sử dụng kết hợp với phần mềm chuyên dụng. Các liên phát hành hoa văn và nền màu xanh lá cây nhạt, liên lưu hoa văn màu vàng trên nền trắng.
c) Các mẫu giấy: 4, 5, 10, 11, 15, 16 (Phụ lục 1) được thiết kế song ngữ Việt - Anh.
2. Quy cách Sổ nghiệp vụ kiểm dịch thực vật tại Phụ lục 2
a) Các loại sổ được đóng bìa cứng, có đầu thừa đề ghi tiêu đề cột, giấy đóng sổ là loại giấy có dòng kẻ ngang. Sổ được ghi nhãn gồm tên sổ, đơn vị lập sổ và thời gian.
b) Các loại sổ có kích thước 33cm x 26cm. Riêng 2 sổ theo dõi hàng nhập/xuất khẩu kích thước 42cm x 32cm và được bố trí nội dung trên cả 2 trang sổ mở.
c) Sổ cấp Giấy phép kiểm dịch thực vật nhập khẩu được tổng hợp, kết xuất theo từng tháng từ phần mềm chuyên dụng để lưu trữ.
3. Quy cách Dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật tại Phụ lục 3
a) Dấu nghiệp vụ Kiểm dịch thực vật hình elip. Kích thước 5cm x 3cm. Phần chính giữa là kiểm dịch thực vật hiệu. Hai đầu dấu theo chiều ngang có hình ngôi sao. Viền quanh dấu ghi 2 dòng bằng tiếng Anh:
Dòng trên: “Socialist Republic of Vietnam”
Dòng dưới: “Plant Quarantine Service”
b) Dấu được làm kiểu dấu tự động, liền mực, sử dụng mực màu xanh lam. Chất liệu mặt dấu: cao su chịu dầu.
Điều 5. Hướng dẫn ghi và sử dụng Mẫu giấy tờ nghiệp vụ kiểm dịch thực vật
1. Hướng dẫn ghi Mẫu giấy tờ nghiệp vụ tại Phụ lục 1
a) Tên cơ quan:
- Tên cơ quan chủ quản: tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp;
- Tên cơ quan kiểm dịch thực vật: tên cơ quan kiểm dịch thực vật cấp giấy.
b) Giấy tờ nghiệp vụ kiểm dịch thực vật được hoàn thiện bằng cách lựa chọn và đánh dấu vào các ô vuông thích hợp ở đầu dòng hoặc điền các thông tin khai báo, đăng ký theo yêu cầu cụ thể tại từng mẫu giấy. Trường hợp không có lựa chọn thích hợp thì ghi nội dung vào các mục “trường hợp khác” hoặc “kết luận khác” phù hợp với thực tế.
2. Hướng dẫn sử dụng Mẫu giấy tờ nghiệp vụ tại Phụ lục 1
a) Mẫu giấy 2 do Cục Bảo vệ thực vật cấp.
b) Các mẫu giấy: 1, 3, 4, 9, 14 được in sẵn để chủ vật thể, chủ phương tiện vận chuyển khai báo.
c) Các mẫu giấy: 5, 6, 12, 13, 16 được in sẵn để cán bộ kiểm dịch thực vật sử dụng khi kiểm tra phương tiện vận chuyển, lấy mẫu, điều tra và giám sát khử trùng theo nghiệp vụ kiểm dịch thực vật.
d) Các mẫu giấy: 7, 8, 15, 17 được cơ quan kiểm dịch thực vật lập trên máy vi tính. Trong trường hợp các trạm kiểm dịch thực vật chưa có máy tính có thể sử dụng mẫu giấy in sẵn để ghi chép theo nghiệp vụ kiểm dịch thực vật.
đ) Các mẫu giấy: 10, 11 sử dụng phần mềm chuyên dụng về kiểm dịch thực vật theo hướng dẫn của Cục Bảo vệ thực vật và in ra trên các loại phôi giấy chứng nhận do Cục Bảo vệ thực vật cấp. Trong trường hợp các trạm chưa có máy vi tính có thể sử dụng máy chữ để ghi nội dung cần thiết lên phôi giấy. Liên đầu tiên (hoa văn màu vàng) được lưu tại đơn vị kiểm dịch thực vật, các liên sau (hoa văn màu xanh) được cấp cho chủ vật thể. Các bản chính được đóng dấu “Origin”, các bản sao được đóng dấu “Copy”. Số lượng giấy chứng nhận cấp căn cứ theo giấy đăng ký kiểm dịch thực vật (mẫu giấy 9).
Việc đánh số thứ tự trên các Mẫu giấy 10, 11 như sau: Số thứ tự do đơn vị hoặc trạm cấp (6 chữ số)/năm cấp giấy (2 chữ số cuối của năm)/mã đơn vị (2 chữ số) và mã trạm kiểm dịch thực vật cấp giấy (2 chữ số) liền nhau. Mã đơn vị và mã trạm kiểm dịch thực vật tại Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này.
Ví dụ: 000003/12/0502: Giấy chứng nhận số 000003 cấp năm 2012 do Trạm KDTV Nội Bài thuộc Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng V cấp.
Trong trường hợp cần đính kèm theo Danh mục vật thể thực vật, phải đóng giáp lai dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật vào mặt sau giấy chứng nhận và bản danh mục.
Điều 6. Hướng dẫn ghi chép Sổ và sử dụng Dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật
1. Cán bộ kiểm dịch thực vật thực hiện ghi chép sổ phải đảm bảo đầy đủ, chính xác thông tin liên quan đến lô hàng theo đề mục cột, chữ viết rõ ràng, đủ nét, không tẩy xóa, viết cùng 1 loại mực. Trong trường hợp có sai sót cần sửa thì phải được Thủ trưởng đơn vị xác nhận.
Sổ nghiệp vụ được viết liên tục theo thứ tự từng trang, không bỏ trống.
Việc ghi chép vào sổ nghiệp vụ kiểm dịch thực vật phải được tiến hành thường xuyên, kịp thời. Kết quả thực hiện công tác trong ngày phải được vào sổ trước 11 giờ ngày hôm sau.
Cơ quan kiểm dịch thực vật có thể ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lập sổ nghiệp vụ trên máy vi tính, thường xuyên cập nhật dữ liệu và in ra để lưu trữ, đồng thời đảm bảo việc quản lý dữ liệu an toàn.
2. Dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật được sử dụng đóng vào mục “Dấu của cơ quan” tại các mẫu giấy 10 và 11 (Phụ lục 1).
3. Việc quản lý, lưu trữ Mẫu giấy tờ, Sổ nghiệp vụ và Dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật được thực hiện theo quy định hiện hành.
Điều 7. Thẩm quyền ký, đóng dấu mẫu giấy tờ kiểm dịch thực vật
1. Mẫu giấy 2 (Phụ lục 1) do lãnh đạo Cục Bảo vệ thực vật ký và đóng dấu của Cục Bảo vệ thực vật.
2. Các mẫu giấy 10 và 11 (Phụ lục 1) do Lãnh đạo Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng hoặc lãnh đạo Trạm kiểm dịch thực vật thuộc Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng ký và đóng dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật.
Cục Bảo vệ thực vật ủy quyền cho Chi cục Bảo vệ thực vật tỉnh thực hiện công tác kiểm dịch thực vật xuất nhập khẩu, ký và đóng dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật đối với mẫu giấy 10, 11 (Phụ lục 1). Chi cục Bảo vệ thực vật tỉnh được uỷ quyền đó chịu trách nhiệm trước pháp luật và Cục Bảo vệ thực vật về việc cấp các loại giấy trên.
3. Các Mẫu giấy 3, 7, 8, 15, 17 (Phụ lục 1) do Lãnh đạo Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng, trạm Kiểm dịch thực vật thuộc Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng, Chi cục Bảo vệ thực vật tỉnh được uỷ quyền ký và đóng dấu của đơn vị mình.
4. Các mẫu giấy 5, 6, 9, 12, 13, 16 (Phụ lục 1) do cán bộ kiểm dịch thực vật ký và được đóng dấu treo của đơn vị Kiểm dịch thực vật (Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng, trạm Kiểm dịch thực vật, Chi cục Bảo vệ thực vật tỉnh).
Điều 8. Trách nhiệm các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan
1. Cục Bảo vệ thực vật
a) Thực hiện, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ về kiểm dịch thực vật theo đúng các qui định của pháp luật.
b) Thực hiện in ấn và cấp phôi mẫu giấy 10, 11 (Phụ lục 1) cho Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng.
c) Đặt dấu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật để sử dụng thống nhất trong toàn quốc.
2. Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng
a) Trực tiếp thực hiện thủ tục và lập hồ sơ về kiểm dịch thực vật theo thẩm quyền; hướng dẫn, đôn đốc các Chi cục Bảo vệ thực vật tỉnh trong vùng phụ trách thực hiện thủ tục và lập hồ sơ về kiểm dịch thực vật theo đúng các qui định của pháp luật.
b) Tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ kiểm dịch thực vật cho các Chi cục Bảo vệ thực vật tỉnh.
c) Cấp phôi giấy của mẫu giấy 10 và 11 (Phụ lục 1) cho các Chi cục Bảo vệ thực vật tỉnh được uỷ quyền; theo dõi việc sử dụng số lượng, chủng loại phôi giấy đã cấp.
d) In ấn các mẫu giấy nghiệp vụ kiểm dịch thực vật (trừ mẫu 2, 10, 11 của Phụ lục 1) và phát hành các loại giấy theo yêu cầu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật.
3. Chi cục Bảo vệ thực vật tỉnh
a) Trực tiếp thực hiện công tác kiểm dịch thực vật và lập hồ sơ nghiệp vụ kiểm dịch thực vật theo quy định tại Thông tư này và các văn bản liên quan trong phạm vi thẩm quyền của Chi cục.
b) Chi cục Bảo vệ thực vật tỉnh được Cục Bảo vệ thực vật uỷ quyền thực hiện công tác kiểm dịch thực vật xuất nhập khẩu phải thực hiện một số việc sau:
- Đăng ký với Cục Bảo vệ thực vật mẫu chữ ký của lãnh đạo Chi cục và người có thẩm quyền ký mẫu giấy 10, 11 (Phụ lục 1). Trong trường hợp thông tin có sự thay đổi phải thông báo ngay với Cục Bảo vệ thực vật.
- Hàng quý, Chi cục Bảo vệ thực vật tỉnh phải báo cáo số lượng giấy chứng nhận đã sử dụng, số lượng phôi giấy còn lại, nộp liên lưu (màu vàng) cùng với số giấy hỏng về Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng phụ trách khi xin cấp tiếp.
c) In ấn các mẫu giấy nghiệp vụ kiểm dịch thực vật (trừ mẫu 2, 10, 11 của Phụ lục 1) và phát hành các loại giấy theo yêu cầu nghiệp vụ kiểm dịch thực vật.
5. Chủ vật thể có trách nhiệm
a) Khai báo theo mẫu giấy đăng ký với cơ quan kiểm dịch thực vật;
b) Tạo điều kiện để cán bộ kiểm dịch thực vật thực thi nhiệm vụ theo quy định;
c) Thực hiện các quy định trong giấy tờ nghiệp vụ kiểm dịch thực vật đã được cấp.
Điều 9. Hiệu lực thi hành
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 06 tháng 07 năm 2012, thay thế Quyết định số 16/2004/QĐ-BNN-BVTV ngày 20 tháng 4 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành quy định về các thủ tục kiểm tra vật thể và lập hồ sơ kiểm dịch thực vật.
Bãi bỏ Phụ lục 3 của Thông tư 18/2011/TT-BNNPTNT ngày 06/4/2011 Sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ một số quy định về thủ tục hành chính trong lĩnh vực bảo vệ và kiểm dịch thực vật theo Nghị quyết số 57/NQ-CP ngày 15 tháng 12 năm 2010 và các Phụ lục 1, 2, 3 của Thông tư 88/2007/TT-BNN ngày 01/11/2007 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hướng dẫn thực hiện công tác kiểm dịch thực vật nội địa.
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các đơn vị báo cáo về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Cục Bảo vệ thực vật) xem xét, sửa đổi, bổ sung./.