THÔNG TƯ
Hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng
Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;
Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
Căn cứ Nghị định số 98/2022/NĐ-CP ngày 29 tháng 11 năm 2022 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;
Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp,
Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này quy định về tập sự và quản lý tập sự hành nghề công chứng; kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng; xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về tập sự hành nghề công chứng và kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
Thông tư này áp dụng đối với người tập sự hành nghề công chứng; người tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng; công chứng viên hướng dẫn tập sự; tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên; cơ quan quản lý nhà nước về công chứng và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan.
Chương II
TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG
Điều 3. Đăng ký tập sự hành nghề công chứng
1. Danh sách tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương được Sở Tư pháp công bố trên Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp. Người đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định của Luật Công chứng tự liên hệ tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng trong danh sách đã được Sở Tư pháp công bố.
2. Hồ sơ đăng ký tập sự gồm các giấy tờ sau đây:
a) Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-01a hoặc Mẫu TP-TSCC-01b);
b) Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng hoặc quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu).
3. Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phân công công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự và xác nhận vào Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng của người liên hệ tập sự; trường hợp từ chối nhận tập sự thì trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do hoặc ghi rõ lý do từ chối vào Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng của người liên hệ tập sự.
Người được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính hoặc qua Trung tâm dịch vụ hành chính công 01 bộ hồ sơ đăng ký tập sự theo quy định tại khoản 2 Điều này đến Sở Tư pháp nơi có tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp ra quyết định đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-02) và gửi quyết định cho người đăng ký tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do.
4. Người đủ điều kiện đăng ký tập sự đã liên hệ với ít nhất 03 tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trên địa bàn một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc đã liên hệ với 01 tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trong trường hợp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có từ 03 tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trở xuống mà bị từ chối nhận tập sự thì nộp hồ sơ quy định tại khoản 2 Điều này để Sở Tư pháp tỉnh, thành phố đó bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp xem xét, chỉ định tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự và ra quyết định đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-02) và gửi quyết định cho người đăng ký tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; trường hợp tại tỉnh, thành phố đó không còn tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người đề nghị. Người bị từ chối có quyền liên hệ tập sự tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác.
Trong trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp thực hiện việc xác minh để làm rõ điều kiện đăng ký tập sự và nhận tập sự theo quy định của Luật Công chứng và Thông tư này; thời hạn xác minh tối đa là 10 ngày và không tính vào thời gian xem xét, chỉ định tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, đăng ký tập sự.
5. Người thuộc một trong các trường hợp sau đây thì không được đăng ký tập sự:
a) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị kết tội bằng bản án đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án về tội phạm do vô ý mà chưa được xóa án tích hoặc về tội phạm do cố ý;
b) Người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;
c) Người bị mất, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi;
d) Người đang là cán bộ, công chức, viên chức (trừ viên chức làm việc tại Phòng công chứng), sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân;
đ) Cán bộ bị kỷ luật bằng hình thức bãi nhiệm, công chức, viên chức bị kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc hoặc sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân, viên chức trong đơn vị thuộc Công an nhân dân bị kỷ luật bằng hình thức tước danh hiệu quân nhân, danh hiệu Công an nhân dân hoặc đưa ra khỏi ngành;
e) Người đang làm việc theo hợp đồng lao động cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trừ trường hợp làm việc theo hợp đồng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng mà người đó tập sự hoặc ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà thời gian làm việc không trùng với ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.
6. Người được Sở Tư pháp đăng ký tập sự được gọi là người tập sự hành nghề công chứng (sau đây viết tắt là người tập sự). Người tập sự có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật Công chứng và Thông tư này.
Điều 4. Từ chối hướng dẫn tập sự
1. Công chứng viên được phân công hướng dẫn tập sự phải từ chối trong trường hợp không đủ điều kiện hướng dẫn tập sự theo quy định của Luật Công chứng hoặc có lý do chính đáng khác và phải thông báo bằng văn bản cho tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày được phân công.
2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của công chứng viên về việc từ chối hướng dẫn tập sự, tổ chức hành nghề công chứng xem xét, quyết định việc phân công một công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự hoặc báo cáo Sở Tư pháp bằng văn bản nếu tổ chức mình không còn công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng khác nhận tập sự; trường hợp không còn tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự thì thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người đăng ký tập sự.
Điều 5. Thời gian tập sự hành nghề công chứng
1. Thời gian tập sự hành nghề công chứng (sau đây viết tắt là thời gian tập sự) quy định tại khoản 1 Điều 11 của Luật Công chứng được tính từ ngày quyết định đăng ký tập sự hành nghề công chứng có hiệu lực.
2. Trong trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự theo quy định tại Điều 8 của Thông tư này thì thời gian tập sự được tính bằng tổng thời gian tập sự của người đó tại các tổ chức hành nghề công chứng.
Điều 6. Nội dung tập sự hành nghề công chứng
1. Nội dung tập sự hành nghề công chứng bao gồm:
a) Kỹ năng tiếp nhận, phân loại yêu cầu công chứng; kỹ năng kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của các giấy tờ có trong hồ sơ yêu cầu công chứng; kỹ năng xem xét, nhận dạng chủ thể, năng lực hành vi dân sự của người tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch;
b) Kỹ năng ứng xử với người yêu cầu công chứng, ứng xử theo Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; kỹ năng giải thích cho người yêu cầu công chứng về quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; kỹ năng giải thích lý do khi từ chối yêu cầu công chứng;
c) Kỹ năng nghiên cứu và đề xuất hướng giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng;
d) Kỹ năng soạn thảo hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng; kỹ năng kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của dự thảo hợp đồng, giao dịch do người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn; kỹ năng xác minh;
đ) Kỹ năng công chứng bản dịch; kỹ năng chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản;
e) Kỹ năng soạn thảo lời chứng;
g) Kiểm tra, sắp xếp, phân loại hồ sơ đã được công chứng, chứng thực để đưa vào lưu trữ;
h) Kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng;
i) Kỹ năng quản trị tổ chức hành nghề công chứng;
k) Các kỹ năng và công việc liên quan đến công chứng khác theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự.
2. Công chứng viên hướng dẫn tập sự hướng dẫn người tập sự thực hiện các nội dung tập sự quy định tại khoản 1 Điều này. Đối với người có thời gian tập sự là 06 tháng, công chứng viên hướng dẫn tập sự xem xét, thống nhất với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự về những nội dung tập sự cần tập trung và phân bổ thời gian cho từng nội dung tập sự phù hợp với người tập sự.
Điều 7. Thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự
1. Việc thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự được thực hiện khi công chứng viên thuộc một trong các trường hợp sau đây:
a) Không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ quy định tại Điều 14 của Thông tư này;
b) Chết, mất năng lực hành vi dân sự, hạn chế năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức hoặc làm chủ hành vi hoặc vì lý do khách quan khác mà không thể tiếp tục hướng dẫn tập sự;
c) Bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng, bị miễn nhiệm công chứng viên hoặc không còn hành nghề tại tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;
d) Bị xử lý kỷ luật, bị xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động hành nghề công chứng hoặc bị phát hiện không có đủ điều kiện hướng dẫn tập sự tại thời điểm nhận hướng dẫn tập sự.
2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày công chứng viên hướng dẫn tập sự thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phân công một công chứng viên khác đủ điều kiện tiếp tục hướng dẫn người tập sự và thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp; trường hợp không còn công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự thì tổ chức hành nghề công chứng thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp.
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp có trách nhiệm chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng khác nhận người tập sự; trường hợp địa phương không còn tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự thì thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người tập sự. Người tập sự có quyền thay đổi nơi tập sự sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác để tiếp tục việc tập sự.
Điều 8. Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng
1. Người tập sự được thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng trong các trường hợp sau đây:
a) Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự bị đình chỉ hoạt động có thời hạn, chấm dứt hoạt động hoặc chuyển đổi, giải thể theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan;
b) Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự không còn đủ các điều kiện nhận tập sự theo quy định của Luật Công chứng;
c) Công chứng viên hướng dẫn tập sự thuộc trường hợp phải thay đổi theo quy định của Thông tư này và tổ chức hành nghề công chứng không còn công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự;
d) Là viên chức của Phòng công chứng được điều động đến Phòng công chứng khác;
đ) Thay đổi nơi cư trú sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác và có nguyện vọng thay đổi nơi tập sự hoặc thuộc trường hợp phải thay đổi tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự theo quy định tại điểm a, b và c khoản này mà địa phương không còn tổ chức hành nghề công chứng khác đủ điều kiện nhận tập sự.
2. Trong trường hợp thay đổi nơi tập sự trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương theo quy định tại điểm a, b, c và d khoản 1 Điều này, người tập sự tự liên hệ nơi tập sự mới hoặc đề nghị Sở Tư pháp bố trí nơi tập sự mới theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày được nhận tập sự tại tổ chức hành nghề công chứng mới, người tập sự gửi giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-03) đến Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy đề nghị, Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho người tập sự, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự và tổ chức hành nghề công chứng mà người tập sự xin chuyển đến về việc thay đổi nơi tập sự; trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người đề nghị.
Trường hợp người tập sự không tự liên hệ được nơi tập sự mới và đề nghị Sở Tư pháp bố trí nơi tập sự mới thì trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được giấy đề nghị bố trí nơi tập sự mới, Sở Tư pháp xem xét, chỉ định tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, thông báo bằng văn bản cho người tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người đề nghị.
3. Trường hợp thay đổi nơi tập sự sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều này, người tập sự gửi giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng đến Sở Tư pháp nơi đã đăng ký tập sự. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy đề nghị của người tập sự, Sở Tư pháp ra quyết định xóa đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-04), gửi cho người tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự. Người tập sự tự liên hệ tập sự hoặc đề nghị bố trí tập sự và đăng ký tập sự tại Sở Tư pháp nơi có tổ chức hành nghề công chứng mà mình chuyển đến theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này để tiếp tục việc tập sự; hồ sơ đăng ký tập sự phải kèm theo quyết định xóa đăng ký tập sự theo quy định tại khoản này.
Điều 9. Tạm ngừng tập sự hành nghề công chứng
1. Người tập sự được tạm ngừng tập sự trong các trường hợp sau đây:
a) Người tập sự nghỉ chế độ thai sản, vì lý do sức khỏe hoặc có lý do chính đáng khác;
b) Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải tạm ngừng hoạt động do sự kiện bất khả kháng, bị đình chỉ hoạt động có thời hạn mà người tập sự không đề nghị thay đổi nơi tập sự.
2. Trong trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này, người tập sự phải thông báo bằng văn bản cho tổ chức hành nghề công chứng nơi mình đang tập sự chậm nhất là 05 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng tập sự, kèm theo giấy tờ chứng minh lý do cần tạm ngừng tập sự.
Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày người tập sự tạm ngừng tập sự trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, trong đó nêu rõ lý do và thời gian tạm ngừng tập sự.
3. Người có thời gian tập sự hành nghề công chứng là 12 tháng thì được tạm ngừng tập sự tối đa là 02 lần, mỗi lần không quá 06 tháng; người có thời gian tập sự hành nghề công chứng là 06 tháng thì được tạm ngừng tập sự tối đa là 02 lần, mỗi lần không quá 03 tháng.
4. Thời gian tạm ngừng tập sự không được tính vào thời gian tập sự.
Thời gian tập sự trước khi tạm ngừng tập sự được tính vào thời gian tập sự, trừ trường hợp phải đăng ký tập sự lại theo quy định tại khoản 3 Điều 10 của Thông tư này.
Điều 10. Chấm dứt tập sự hành nghề công chứng, đăng ký tập sự lại
1. Việc tập sự chấm dứt khi người tập sự thuộc một trong các trường hợp sau đây:
a) Tự chấm dứt tập sự;
b) Được tuyển dụng là cán bộ, công chức, viên chức (trừ viên chức làm việc tại Phòng công chứng), sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân;
c) Ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trừ trường hợp ký hợp đồng lao động với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự hoặc ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà thời gian làm việc không trùng với ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;
d) Không còn thường trú tại Việt Nam;
đ) Bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi;
e) Bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc bị kết tội bằng bản án đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án;
g) Bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính;
h) Không thực hiện việc tập sự trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày quyết định đăng ký tập sự của Sở Tư pháp có hiệu lực;
i) Tạm ngừng tập sự không thuộc các trường hợp quy định; tạm ngừng tập sự quá số lần quy định hoặc đã hết thời hạn tạm ngừng tập sự theo quy định mà không tiếp tục tập sự;
k) Bị Sở Tư pháp chấm dứt tập sự theo quy định tại khoản 1 Điều 30 của Thông tư này;
l) Thuộc trường hợp không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng tại thời điểm đăng ký tập sự.
2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày người tập sự chấm dứt tập sự trong các trường hợp quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, e, g, h, i và l khoản 1 Điều này, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải báo cáo Sở Tư pháp bằng văn bản, trong đó nêu rõ lý do người tập sự chấm dứt tập sự. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo của tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp ra quyết định chấm dứt tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-05), gửi quyết định cho người tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.
3. Người đã chấm dứt tập sự hành nghề công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều này được xem xét đăng ký tập sự lại khi đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định tại Thông tư này và thuộc một trong các trường hợp sau đây:
a) Lý do chấm dứt tập sự quy định tại các điểm a, b, c, d, đ và h khoản 1 Điều này không còn;
b) Đã có quyết định đình chỉ điều tra, đình chỉ vụ án hoặc bản án đã có hiệu lực của Tòa án tuyên không có tội; đã được xóa án tích, trừ trường hợp bị kết án về tội phạm do cố ý;
c) Đã chấp hành xong biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;
d) Sau thời hạn 02 năm kể từ ngày quyết định của Sở Tư pháp về việc chấm dứt tập sự trong các trường hợp quy định tại điểm k, l khoản 1 Điều này có hiệu lực.
4. Người không đạt yêu cầu trong ba kỳ kiểm tra kết quả tập sự trước đó được xem xét đăng ký tập sự lại khi đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định tại Thông tư này.
5. Việc liên hệ tập sự, hồ sơ và thủ tục đăng ký tập sự lại được thực hiện theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này.
6. Thời gian tập sự trước khi chấm dứt tập sự không được tính vào thời gian tập sự.
Điều 11. Sổ nhật ký tập sự, Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng
1. Người tập sự phải lập Sổ nhật ký tập sự hành nghề công chứng để ghi lại các công việc hàng ngày thuộc nội dung tập sự mà mình đã thực hiện trong thời gian tập sự (Mẫu TP-TSCC-06). Sổ nhật ký tập sự có xác nhận hàng tuần của công chứng viên hướng dẫn tập sự và được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự xác nhận khi kết thúc quá trình tập sự.
Trong trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự thì lập Sổ nhật ký tập sự đối với từng tổ chức hành nghề công chứng mà mình tập sự. Việc xác nhận của công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự được thực hiện theo quy định tại khoản này.
2. Người tập sự làm Báo cáo kết quả tập sự để báo cáo quá trình và kết quả tập sự của mình. Báo cáo kết quả tập sự phải có đủ các nội dung và đáp ứng các yêu cầu quy định theo Mẫu TP-TSCC-07, có nhận xét của công chứng viên hướng dẫn tập sự và xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự khi kết thúc quá trình tập sự.
Trong trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự thì làm 01 Báo cáo kết quả tập sự để báo cáo về toàn bộ quá trình tập sự tại các tổ chức mà mình đã tập sự. Báo cáo nêu rõ tên các tổ chức hành nghề công chứng người tập sự đã tập sự, thông tin về công chứng viên đã hướng dẫn tập sự tại từng tổ chức và kết quả tập sự tại từng tổ chức. Công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng cuối cùng mà người đó tập sự có trách nhiệm nhận xét, xác nhận Báo cáo kết quả tập sự theo quy định của khoản này và chỉ phải chịu trách nhiệm về việc tập sự của người tập sự tại tổ chức mình.
Điều 12. Hoàn thành tập sự hành nghề công chứng
1. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc thời gian tập sự, người tập sự có văn bản đề nghị công nhận hoàn thành tập sự, kèm theo Báo cáo kết quả tập sự, Sổ nhật ký tập sự (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu) gửi Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị, Sở Tư pháp ra quyết định công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-08); trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do.
2. Người tập sự được công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng khi đáp ứng các điều kiện sau đây:
a) Người tập sự có đủ điều kiện tập sự và không thuộc các trường hợp không được đăng ký tập sự;
b) Công chứng viên hướng dẫn tập sự đủ điều kiện hướng dẫn tập sự và không thuộc các trường hợp phải thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự trong quá trình hướng dẫn tập sự;
c) Người tập sự hoàn thành thời gian tập sự; có Báo cáo kết quả tập sự, Sổ nhật ký tập sự nộp đúng thời hạn, đáp ứng các yêu cầu quy định tại Thông tư này và biểu mẫu kèm theo; thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ khác của người tập sự.
3. Người đã được công nhận hoàn thành tập sự mà bị phát hiện không đáp ứng các điều kiện để được công nhận hoàn thành tập sự thì Sở Tư pháp ra quyết định hủy bỏ kết quả tập sự đã được công nhận. Người bị hủy bỏ kết quả tập sự được đăng ký tập sự lại nếu đáp ứng các điều kiện tập sự quy định tại Thông tư này.
Điều 13. Quyền và nghĩa vụ của người tập sự
1. Người tập sự có các quyền sau đây:
a) Được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự tạo điều kiện thực hiện các nội dung tập sự theo quy định tại Điều 6 của Thông tư này;
b) Được công chứng viên hướng dẫn tập sự hướng dẫn các nội dung tập sự, việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người tập sự;
c) Được thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự, thay đổi nơi tập sự theo quy định tại Điều 7 và Điều 8 của Thông tư này;
d) Được công nhận hoàn thành tập sự theo quy định tại Điều 12 của Thông tư này;
đ) Được đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng theo quy định tại Điều 17 của Thông tư này;
e) Các quyền khác theo thoả thuận với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự hoặc theo quy định của pháp luật.
2. Người tập sự có các nghĩa vụ sau đây:
a) Tuân thủ nội quy, quy chế của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;
b) Thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các công việc thuộc nội dung tập sự quy định tại Điều 6 của Thông tư này theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự;
c) Bảo đảm thời gian tập sự hằng ngày theo ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;
d) Chịu trách nhiệm trước công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự về kết quả và tiến độ của các công việc được phân công;
đ) Giữ bí mật thông tin về nội dung công chứng và các thông tin có liên quan mà mình biết được trong quá trình tập sự;
e) Lập Sổ nhật ký tập sự hành nghề công chứng, Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng theo quy định tại Điều 11 của Thông tư này;
g) Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Công chứng, Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan và theo thoả thuận với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.
Điều 14. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên hướng dẫn tập sự
1. Hướng dẫn người tập sự các nội dung tập sự theo quy định tại Điều 6 của Thông tư này.
2. Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các công việc của người tập sự do mình phân công; chịu trách nhiệm về kết quả và tiến độ của các công việc mà người tập sự thực hiện theo sự phân công, hướng dẫn của mình.
3. Xác nhận vào Sổ nhật ký tập sự; nhận xét, đánh giá về việc tập sự trong Báo cáo kết quả tập sự của người tập sự và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, khách quan trong việc xác nhận, nhận xét, đánh giá của mình.
4. Các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Công chứng và Thông tư này.
Điều 15. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự
1. Phân công công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự và chịu trách nhiệm về việc phân công đó; thường xuyên theo dõi để xử lý kịp thời các trường hợp công chứng viên không còn đủ điều kiện hướng dẫn tập sự hoặc người tập sự không còn đủ điều kiện tập sự.
2. Lập, quản lý, sử dụng Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng của tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-09) theo từng năm.
Sổ theo dõi tập sự phải ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ và được đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật.
3. Xem xét, quyết định việc công chứng viên từ chối hướng dẫn tập sự, việc thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự.
4. Quản lý người tập sự trong quá trình tập sự tại tổ chức mình; theo dõi, giám sát việc thực hiện trách nhiệm của công chứng viên hướng dẫn tập sự; bảo đảm việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của người tập sự.
5. Báo cáo bằng văn bản cho Sở Tư pháp về việc nhận tập sự và hướng dẫn tập sự tại tổ chức mình theo định kỳ hằng năm. Kỳ báo cáo năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hằng năm. Trong thời hạn 15 ngày kể từ thời điểm kết thúc năm, các tổ chức hành nghề công chứng phải gửi báo cáo về Sở Tư pháp.
Báo cáo gồm các nội dung chính sau đây:
a) Số lượng và thông tin cơ bản về người tập sự, việc tạm ngừng tập sự, thay đổi nơi tập sự, thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự, chấm dứt tập sự, xóa đăng ký tập sự;
b) Đánh giá chất lượng tập sự của người tập sự;
c) Việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, người tập sự và trách nhiệm của công chứng viên hướng dẫn tập sự theo quy định của Thông tư này;
d) Khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện các quy định pháp luật về tập sự (nếu có) và đề xuất, kiến nghị.
6. Các quyền và nghĩa vụ khác theo thỏa thuận với người tập sự, theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.
Chương III
KIỂM TRA KẾT QUẢ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG
Điều 16. Nội dung và hình thức kiểm tra
1. Nội dung kiểm tra bao gồm:
a) Kiểm tra về pháp luật công chứng, chứng thực, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và quy định pháp luật có liên quan đến hoạt động công chứng;
b) Kết quả thực hiện những nội dung tập sự theo quy định tại Điều 6 của Thông tư này.
2. Hình thức kiểm tra bao gồm:
a) Bài kiểm tra thứ nhất là kiểm tra viết. Thời gian kiểm tra là 180 phút.
b) Bài kiểm tra thứ hai là kiểm tra trắc nghiệm trên máy vi tính; trường hợp chưa có điều kiện tổ chức kiểm tra trên máy vi tính thì kiểm tra trắc nghiệm trên giấy.
Bộ Tư pháp quyết định và thông báo cụ thể về hình thức của bài kiểm tra thứ hai trong dự kiến kế hoạch tổ chức kỳ kiểm tra.
Điều 17. Đăng ký tham dự kiểm tra
1. Những người sau đây được đăng ký tham dự kiểm tra:
a) Đã được công nhận hoàn thành tập sự theo quy định tại Điều 12 của Thông tư này;
b) Đủ điều kiện tham dự kỳ kiểm tra trước nhưng có đơn xin hoãn tham dự và được Hội đồng kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng cho phép hoãn tham dự kỳ kiểm tra đó;
c) Đã tham dự nhưng không đạt yêu cầu trong kỳ kiểm tra trước, trừ trường hợp không đạt yêu cầu trong ba kỳ kiểm tra trước mà chưa tập sự lại.
2. Những người sau đây không được đăng ký tham dự kiểm tra:
a) Chưa được công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng;
b) Đã được công nhận hoàn thành tập sự nhưng bị hủy bỏ kết quả đã công nhận;
c) Sao chép Báo cáo kết quả tập sự của người khác hoặc có hành vi gian dối, không trung thực để được đăng ký tham dự kiểm tra.
3. Người đăng ký tham dự kiểm tra nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính hoặc qua Trung tâm dịch vụ hành chính công 01 bộ hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra đến Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
a) Giấy đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-10);
b) Quyết định công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng;
c) Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng;
d) Giấy tờ chứng minh đã nộp phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng.
Các giấy tờ quy định tại điểm b, c và d khoản 1 Điều này là bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu. Người được hoãn tham dự kỳ kiểm tra trước chỉ cần nộp Giấy đăng ký tham dự kiểm tra, trong đó có ghi rõ việc được hoãn tham dự kỳ kiểm tra trước đó.
4. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho người đăng ký tham dự kiểm tra về việc đủ điều kiện đề nghị Bộ Tư pháp cho tham dự kiểm tra; trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.
5. Người được Hội đồng kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng thông báo đủ điều kiện tham dự kiểm tra được gọi là thí sinh của kỳ kiểm tra. Người không đủ điều kiện tham dự kiểm tra hoặc người đủ điều kiện tham dự kiểm tra nhưng không tham dự kiểm tra thì không được trả lại hồ sơ và số phí đã nộp; trường hợp đăng ký tham dự kỳ kiểm tra tiếp theo thì người đăng ký phải nộp hồ sơ và phí theo quy định tại khoản 3 Điều này.
Điều 18. Trách nhiệm tổ chức kiểm tra
1. Bộ Tư pháp tổ chức các kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng theo quy định của Thông tư này và các quy định pháp luật khác có liên quan.
2. Dự kiến kế hoạch tổ chức kỳ kiểm tra được Bộ Tư pháp thông báo cho các Sở Tư pháp, đồng thời đăng tải trên Cổng Thông tin điện tử Bộ Tư pháp chậm nhất là 02 tháng trước ngày tổ chức kỳ kiểm tra. Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo để người có nguyện vọng nộp hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra theo quy định của Thông tư này và dự kiến kế hoạch của Bộ Tư pháp; lập danh sách và có văn bản đề nghị Bộ Tư pháp cho tham dự kiểm tra đối với những trường hợp đủ điều kiện, kèm theo hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra của người được đề nghị.
Điều 19. Hội đồng kiểm tra
1. Hội đồng kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng (sau đây viết tắt là Hội đồng kiểm tra) do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định thành lập. Hội đồng kiểm tra được sử dụng con dấu của Bộ Tư pháp để thực hiện nhiệm vụ theo quy định của Thông tư này. Hội đồng kiểm tra tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
2. Hội đồng kiểm tra gồm từ 07 người đến 09 người, bao gồm các thành phần sau đây:
a) Lãnh đạo Bộ Tư pháp là Chủ tịch Hội đồng;
b) Lãnh đạo Cục Bổ trợ tư pháp là Phó Chủ tịch Hội đồng;
c) Thành viên Hội đồng do Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp đề nghị, gồm đại diện một số đơn vị thuộc Bộ Tư pháp, đại diện Hiệp hội công chứng viên Việt Nam, đại diện một số Hội công chứng viên.
3. Giúp việc cho Hội đồng kiểm tra có Ban Thư ký, Ban Đề thi, Ban Coi thi, Ban Phách, Ban Chấm thi và Ban Phúc tra (sau đây gọi là các Ban của Hội đồng kiểm tra).
4. Người có vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, cha mẹ đẻ của vợ hoặc chồng, con đẻ, con nuôi, anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng tham dự kỳ kiểm tra thì không được tham gia Hội đồng kiểm tra và các Ban của Hội đồng kiểm tra.
Điều 20. Nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng kiểm tra
1. Ban hành Kế hoạch tổ chức kỳ kiểm tra, quyết định các nội dung điều chỉnh Kế hoạch trong trường hợp cần thiết; ban hành nội quy kỳ kiểm tra và các tài liệu có liên quan đến kỳ kiểm tra.
2. Thành lập các Ban của Hội đồng kiểm tra.
3. Xem xét, quyết định danh sách người đủ điều kiện tham dự kỳ kiểm tra, người không đủ điều kiện tham dự kiểm tra và thông báo cho các Sở Tư pháp có người đăng ký tham dự kiểm tra, đồng thời đăng tải trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Tư pháp chậm nhất là 15 ngày trước ngày tổ chức kiểm tra; trường hợp cần thiết có thể tiến hành xác minh hoặc yêu cầu xác minh thông tin trong hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra.
4. Chỉ đạo việc xây dựng đề kiểm tra; tổ chức việc kiểm tra, chấm điểm kiểm tra, phúc tra bài kiểm tra, công bố kết quả kiểm tra.
5. Cấp giấy chứng nhận đạt kết quả kiểm tra cho thí sinh đạt yêu cầu.
6. Hủy bỏ kết quả kiểm tra và thu hồi giấy chứng nhận đạt kết quả kiểm tra khi có căn cứ cho rằng thí sinh thuộc trường hợp không được đăng ký tập sự mà vẫn tập sự, không đủ điều kiện tham dự kỳ kiểm tra mà vẫn đăng ký tham dự kiểm tra hoặc có hành vi gian dối, vi phạm khác làm thay đổi kết quả tập sự, việc tham dự kiểm tra và kết quả kiểm tra tập sự.
Trường hợp phát hiện thí sinh thuộc một trong các trường hợp nêu trên tại thời điểm Hội đồng kiểm tra đã giải thể thì Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định hủy bỏ kết quả kiểm tra và thu hồi giấy chứng nhận đạt kết quả kiểm tra.
7. Báo cáo và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc tổ chức và kết quả của kỳ kiểm tra.
8. Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Thông tư này.
Điều 21. Nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch Hội đồng kiểm tra và các thành viên Hội đồng kiểm tra
1. Chủ tịch Hội đồng kiểm tra có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng kiểm tra quy định tại Điều 20 của Thông tư này; chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng kiểm tra;
b) Phân công trách nhiệm cho từng thành viên Hội đồng kiểm tra;
c) Quyết định số lượng thành viên, nhiệm vụ, quyền hạn của các Ban của Hội đồng kiểm tra;
d) Quyết định đề kiểm tra chính thức được sử dụng cho từng kỳ kiểm tra;
đ) Quy định, hướng dẫn cách thức và thang điểm kiểm tra; chỉ đạo việc chấm điểm bài kiểm tra viết, lên điểm kiểm tra, phúc tra bài kiểm tra;
e) Chịu trách nhiệm về việc quản lý bài kiểm tra; quản lý kết quả kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan theo đúng quy định;
g) Xử lý các trường hợp vi phạm nội quy kỳ kiểm tra theo thẩm quyền;
h) Giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến kỳ kiểm tra theo thẩm quyền.
2. Các thành viên khác trong Hội đồng kiểm tra thực hiện công việc theo sự phân công của Chủ tịch Hội đồng kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Hội đồng kiểm tra.
Điều 22. Ban Giám sát
1. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định thành lập Ban Giám sát theo đề nghị của Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp. Ban Giám sát gồm Trưởng Ban và 02 (hai) thành viên.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Giám sát:
a) Giám sát việc tổ chức kiểm tra;
b) Phát hiện và kiến nghị xử lý các trường hợp vi phạm các quy định về kiểm tra;
c) Đề nghị Hội đồng kiểm tra có biện pháp bảo đảm kỳ kiểm tra diễn ra an toàn, nghiêm túc, đúng quy định.
3. Nội dung giám sát:
a) Giám sát việc thực hiện các quy định về kiểm tra, việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của các thành viên Hội đồng kiểm tra và các Ban của Hội đồng kiểm tra;
b) Giám sát việc tổ chức thực hiện kỳ kiểm tra;
c) Giám sát việc thực hiện các quy định của Hội đồng kiểm tra và việc giải quyết khiếu nại, tố cáo về kiểm tra.
4. Ban Giám sát chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tư pháp về hoạt động giám sát của mình và báo cáo Bộ trưởng Bộ Tư pháp về kết quả giám sát sau mỗi kỳ kiểm tra.
Điều 23. Quyền và nghĩa vụ của thí sinh tham dự kiểm tra
1. Tham dự kỳ kiểm tra theo đúng thời gian, địa điểm đã được thông báo.
2. Tuân thủ nội quy kỳ kiểm tra và các quyết định, thông báo của Hội đồng kiểm tra; chịu các hình thức xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật và nội quy kỳ kiểm tra.
3. Được cấp Giấy chứng nhận đạt kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng trong trường hợp đạt yêu cầu kiểm tra.
4. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Điều 24. Chấm điểm kiểm tra
1. Các bài kiểm tra được chấm theo thang điểm 100.
Mỗi bài kiểm tra viết do hai thành viên Ban Chấm thi chấm và cho điểm độc lập theo hướng dẫn, đáp án, thang điểm do Chủ tịch Hội đồng kiểm tra quyết định. Điểm của mỗi bài kiểm tra là trung bình cộng điểm mà hai thành viên chấm thi đã chấm. Trong trường hợp hai thành viên chấm thi cho điểm chênh lệch nhau từ 20 điểm trở lên thì Trưởng Ban Chấm thi phân công hai thành viên khác của Ban Chấm thi chấm lại bài kiểm tra của thí sinh; điểm chấm lần này là điểm chính thức của bài kiểm tra.
Bài kiểm tra trắc nghiệm được chấm theo hướng dẫn, đáp án, thang điểm do Chủ tịch Hội đồng kiểm tra quyết định.
2. Thí sinh đạt yêu cầu của kỳ kiểm tra phải có số điểm của mỗi bài kiểm tra đạt từ 50 điểm trở lên.
3. Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày kết thúc việc chấm điểm kiểm tra, Chủ tịch Hội đồng kiểm tra có trách nhiệm thông báo kết quả kiểm tra cho Sở Tư pháp, Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và Hội công chứng viên của địa phương nơi có người tham dự kỳ kiểm tra, đồng thời đăng tải kết quả kiểm tra trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Tư pháp.
Điều 25. Quản lý bài kiểm tra, kết quả kiểm tra và hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra
1. Bài kiểm tra phải được niêm phong ngay sau khi kết thúc kiểm tra; phách, điểm kiểm tra phải được niêm phong vào cuối mỗi ngày làm việc và ngay sau khi kết thúc việc đánh mã phách, ghi phách, rọc phách, ghép phách, chấm điểm bài kiểm tra viết, lên điểm bài kiểm tra.
2. Bài kiểm tra và kết quả kiểm tra được lưu giữ tại Bộ Tư pháp trong thời hạn 03 năm kể từ ngày tổ chức kiểm tra. Hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra được lưu giữ trong thời hạn 01 năm kể từ ngày tổ chức kiểm tra.
3. Khi hết thời gian quy định tại khoản 2 Điều này, Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định việc tiêu hủy các bài kiểm tra, kết quả kiểm tra, hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra đã được lưu giữ.
Điều 26. Phúc tra bài kiểm tra
1. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết quả kiểm tra được đăng tải trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, thí sinh không đồng ý với kết quả kiểm tra viết, kiểm tra trắc nghiệm trên giấy của mình có quyền làm đơn phúc tra gửi Chủ tịch Hội đồng kiểm tra; trường hợp tổ chức kiểm tra trắc nghiệm trên máy vi tính thì không phúc tra đối với bài kiểm tra này.
2. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn nhận đơn phúc tra, Chủ tịch Hội đồng kiểm tra quyết định thành lập Ban Phúc tra. Ban Phúc tra gồm Trưởng ban và ít nhất 02 (hai) thành viên. Các thành viên trong Ban Phách và Ban Chấm thi không được là thành viên của Ban Phúc tra.
3. Việc chấm điểm phúc tra được thực hiện theo quy định tại Điều 24 của Thông tư này. Kết quả phúc tra phải được Chủ tịch Hội đồng kiểm tra phê duyệt và là kết quả cuối cùng.
Chương IV
QUẢN LÝ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG
Điều 27. Nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Bổ trợ tư pháp và các đơn vị có liên quan thuộc Bộ Tư pháp
1. Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Hướng dẫn, giải đáp các vướng mắc liên quan đến việc thực hiện Thông tư này;
b) Giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp xây dựng ngân hàng câu hỏi và đáp án kiểm tra trắc nghiệm và các công việc khác để tổ chức các kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;
c) Kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về tập sự hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật;
d) Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật Công chứng, Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
2. Thanh tra Bộ, Học viện Tư pháp, Vụ Tổ chức cán bộ và các đơn vị có liên quan thuộc Bộ Tư pháp thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình liên quan đến việc tập sự hành nghề công chứng và phối hợp với Cục Bổ trợ tư pháp trong việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại khoản 1 Điều này.
Điều 28. Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
1. Chỉ định tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện tại địa phương nhận người tập sự; xem xét việc từ chối nhận tập sự của tổ chức hành nghề công chứng, từ chối hướng dẫn tập sự của công chứng viên theo quy định.
2. Đăng ký tập sự, xóa đăng ký tập sự, thay đổi nơi tập sự, tạm ngừng tập sự, chấm dứt tập sự, công nhận hoàn thành tập sự theo quy định.
3. Lập và công bố danh sách tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự tại địa phương trên Cổng Thông tin điện tử của Sở Tư pháp và thường xuyên rà soát, cập nhật danh sách này.
4. Lập Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp; cập nhật kịp thời thông tin về đăng ký tập sự, thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự, thay đổi nơi tập sự, tạm ngừng tập sự, chấm dứt tập sự, công nhận hoàn thành tập sự vào Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng và phần mềm quản lý tổ chức hành nghề công chứng của Bộ Tư pháp.
5. Theo dõi, quản lý việc nhận tập sự, việc hướng dẫn tập sự và tập sự theo quy định của Thông tư này và quy định pháp luật có liên quan.
6. Kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về tập sự hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật.
7. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật Công chứng, Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Điều 29. Nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên
1. Tập hợp, phản ánh tâm tư, nguyện vọng, ý kiến đóng góp, kiến nghị liên quan đến tập sự hành nghề công chứng của người tập sự, công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự với cơ quan quản lý nhà nước về công chứng.
2. Theo dõi, giám sát tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, công chứng viên hướng dẫn tập sự và người tập sự; có giải pháp hỗ trợ người tập sự, công chứng viên hướng dẫn tập sự khi có khó khăn, vướng mắc; đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý vi phạm về tập sự hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật.
3. Tham gia tổ chức kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng theo yêu cầu của Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp.
4. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật Công chứng, Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Chương V
XỬ LÝ VI PHẠM VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO
Điều 30. Xử lý vi phạm đối với việc tập sự hành nghề công chứng
1. Người tập sự vi phạm quy định của Thông tư này, đã được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự nhắc nhở, yêu cầu sửa chữa bằng văn bản ít nhất là 03 lần mà vẫn tiếp tục vi phạm thì tổ chức hành nghề công chứng đề nghị Sở Tư pháp xem xét việc chấm dứt tập sự hành nghề công chứng; trường hợp tổ chức hành nghề công chứng cố ý bao che, không báo cáo Sở Tư pháp thì Sở Tư pháp tiến hành việc thanh tra, kiểm tra và xử lý theo quy định của pháp luật.
2. Công chứng viên từ chối hướng dẫn tập sự không có lý do chính đáng, vi phạm quy định của Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu một trong các hình thức xử lý theo quy định của pháp luật.
3. Tổ chức hành nghề công chứng có tên trong danh sách đủ điều kiện nhận tập sự mà từ chối nhận tập sự không có lý do chính đáng, cử công chứng viên không đủ điều kiện hướng dẫn tập sự hoặc vi phạm quy định khác của Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu hình thức xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 31. Xử lý vi phạm đối với thành viên Hội đồng kiểm tra, các Ban của Hội đồng kiểm tra và Ban Giám sát
Thành viên Hội đồng kiểm tra, các Ban của Hội đồng kiểm tra và Ban Giám sát có hành vi vi phạm quy định của Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
Điều 32. Khiếu nại về tập sự hành nghề công chứng và kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng
1. Người tập sự, công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có quyền khiếu nại đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính về tập sự của Sở Tư pháp, người có thẩm quyền của Sở Tư pháp khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình.
Việc giải quyết khiếu nại được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại.
2. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng, người tham dự kiểm tra có quyền khiếu nại đối với quyết định, hành vi của Hội đồng kiểm tra, thành viên Hội đồng kiểm tra, thành viên các Ban của Hội đồng kiểm tra khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình.
Chủ tịch Hội đồng kiểm tra có trách nhiệm giải quyết khiếu nại trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được khiếu nại.
Trong trường hợp hết thời hạn quy định tại khoản này mà không được giải quyết khiếu nại hoặc không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Hội đồng kiểm tra hoặc Hội đồng kiểm tra đã giải thể thì người tham dự kiểm tra có quyền khiếu nại đến Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Thời hạn giải quyết khiếu nại của Bộ trưởng Bộ Tư pháp là 30 ngày kể từ ngày nhận được khiếu nại. Quyết định giải quyết khiếu nại của Bộ trưởng Bộ Tư pháp là quyết định cuối cùng.
Điều 33. Tố cáo về tập sự hành nghề công chứng
Công dân có quyền tố cáo với cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền về các hành vi vi phạm quy định về tập sự hành nghề công chứng theo quy định của Luật Công chứng, Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Việc giải quyết tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật về tố cáo.
Chương VI
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 34. Biểu mẫu kèm theo
Ban hành kèm theo Thông tư này các mẫu giấy tờ, sổ sau đây:
1a. Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Áp dụng đối với trường hợp đã liên hệ tập sự và được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự) (Mẫu TP-TSCC-01a);
1b. Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Áp dụng đối với trường hợp đã liên hệ tập sự và các tổ chức hành nghề công chứng từ chối nhận tập sự) (Mẫu TP-TSCC-01b);
2. Quyết định đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-02);
3. Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-03);
4. Quyết định xóa đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-04);
5. Quyết định chấm dứt tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-05);
6. Sổ nhật ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-06);
7. Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-07);
8. Quyết định công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-08);
9. Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng của tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-09);
10. Giấy đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-10);
11. Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp (Mẫu TP-TSCC-11).
Điều 35. Điều khoản chuyển tiếp
1. Người đã hoàn thành tập sự trước ngày 01 tháng 01 năm 2015 mà chưa được bổ nhiệm công chứng viên trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì được công nhận kết quả tập sự và phải tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng theo quy định của Thông tư này.
2. Người đang tập sự theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15 tháng 4 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng tại thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì được công nhận thời gian đã tập sự, được tiếp tục tập sự theo quy định của Thông tư này. Người tập sự lập Sổ nhật ký tập sự từ thời điểm tiếp tục tập sự theo quy định của Thông tư này; lập Báo cáo kết quả tập sự theo quy định của Thông tư này.
Người tập sự đã tạm ngừng tập sự đủ số lần theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP thì không được tạm ngừng tập sự theo quy định của Thông tư này.
3. Người đủ điều kiện tập sự và đã nộp hồ sơ đăng ký tập sự trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì việc đăng ký tập sự và tập sự được thực hiện theo quy định của Thông tư này.
4. Người chấm dứt tập sự hành nghề công chứng trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì được xem xét đăng ký tập sự lại khi đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định của Thông tư này.
5. Người đã hoàn thành tập sự theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP thì được đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng theo quy định của Thông tư này. Hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra gồm các giấy tờ quy định tại điểm a, c và d khoản 3 Điều 17 của Thông tư này.
6. Trường hợp người tham dự kiểm tra không đạt yêu cầu trong các kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP thì số lần không đạt yêu cầu đó được cộng vào tổng số lần không đạt yêu cầu kiểm tra theo quy định của Thông tư này để xác định việc tập sự lại của người đó trước khi đăng ký tham dự kỳ kiểm tra tiếp theo.
7. Trường hợp người tập sự hoàn thành tập sự theo quy định tại Thông tư số 04/2015/TT-BTP nhưng sau khi Thông tư này có hiệu lực thi hành mới phát hiện không đủ điều kiện được coi là hoàn thành tập sự theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP thì Sở Tư pháp ra quyết định hủy bỏ kết quả tập sự.
8. Đối với các bài kiểm tra, kết quả kiểm tra của các kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng được tổ chức theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP mà đã hết thời gian lưu giữ theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP thì việc tiêu hủy các bài kiểm tra, kết quả kiểm tra đó được thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 25 của Thông tư này.
Hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra của các kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng được tổ chức theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP được tiêu huỷ theo quy định tại khoản 3 Điều 25 của Thông tư này.
9. Khi hoàn thành việc kết nối Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cán bộ, công chức, cá nhân được giao trách nhiệm tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trong việc tập sự hành nghề công chứng thực hiện khai thác thông tin về giới tính của người đăng ký tập sự hành nghề công chứng, người tập sự hành nghề công chứng, người tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và không yêu cầu công dân điền thông tin về giới tính trong các Mẫu đơn ban hành kèm theo Thông tư này.
Điều 36. Hiệu lực thi hành
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20 tháng 11 năm 2023.
Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15 tháng 4 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng hết hiệu lực kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành./.